Vraagtekens

De gratis lunch als loon

22 augustus 2011

De werkgever die zijn werknemers op hun vaste werkplek, op kantoor, een gratis lunch geeft, moet de waarde van die lunch tot het loon rekenen. Als de werkgever die loonbijtelling wil vermijden, moet hij aantonen dat de lunch een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft; in dat geval is de gratis maaltijd belastingvrij. Het aantonen van dat meer dan bijkomstig zakelijk karakter is niet eenvoudig. Praten over het werk tijdens de lunch is in ieder geval niet voldoende, zo blijkt uit een recente uitspraak van Rechtbank Haarlem.

BV X verstrekte haar werknemers op hun vaste werkplek, op kantoor een gratis lunch. De BV rekende terzake niets tot het loon van de werknemers. Zij stelde dat die lunches een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hadden, omdat de medewerkers tijdens de lunch met elkaar over het werk spraken. Veel werknemers verrichten hun werkzaamheden geregeld buiten kantoor en daarom was de lunch hét moment om zakelijke gegevens met elkaar te wisselen. In feite was sprake van vergaderingen met een collegiale lunch.
Toen de inspecteur een en ander bij een boekenonderzoek constateerde, rekende hij de waarde van de lunches alsnog tot het loon van de werknemers. Dat leidde tot een naheffingsaanslag loonheffing, met een boete van 25%.

600_2011-08-008.jpgIn de daaropvolgende procedure stelde Rechtbank Haarlem de inspecteur in het gelijk.
De rechtbank overwoog dat uit de wettelijke regeling en de daarbij behorende wetsgeschiedenis blijkt dat een door een werkgever verstrekte maaltijd, ook als die op de werkplek wordt genuttigd, in beginsel als inkomensbesteding wordt aangemerkt en derhalve niet vrijgesteld is van loonheffing. De wetgever ziet de lunch op de vaste werkplek als een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van niet meer dan bijkomstig belang is. Dat kan anders zijn, maar dan moet de werkgever dat aannemelijk maken. En dat had BV X niet gedaan. Het enkele feit dat er tijdens de lunch op de werkplek tussen collega’s over het werk werd gesproken, was onvoldoende om te concluderen dat de lunches een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hadden. De Rechtbank verklaarde het beroep van BV X ongegrond.

Commentaar
Een gratis lunch op de vaste werkplek, in de kantine of een vergaderzaal, is een schoolvoorbeeld van een maaltijd met een bijkomstig zakelijk karakter. De werkgever moet de waarde van de lunch tot het loon rekenen. Die waarde is voor een lunch forfaitair gesteld op € 2,20. Past de werkgever de werkkostenregeling toe, dan moet hij per lunch € 2,90 aanhouden. Die loonbijtelling kan worden vermeden door de medewerkers af en toe, dus niet dagelijks, een gratis lunch aan te bieden tijdens een werkbespreking, of tijdens een vergadering. Zorg er voor dat u dat meer dan bijkomstig zakelijk karakter van die maaltijd kunt aantonen!
Voor mobiele en ambulante werknemers geldt een soepeler regeling. Voor deze werknemers is een gratis lunch buiten de vaste werkplek onbelast. Die maaltijd wordt een meer dan bijkomstig zakelijk belang toegedicht, zeker als de lunch wordt gecombineerd met een zakelijke bespreking met de klant buiten kantoor.
Terug naar boven