Vraagtekens

Auto van de zaak: kosten tijdens vakantie declarabel?

31 augustus 2008

Als directeur-grootaandeelhouder beschik ik over een auto van de zaak. Kan ik de autokosten die ik tijdens mijn vakantie heb betaald – voor benzine, tolwegen, de autoslaaptrein, een kleine reparatie – bij mijn BV declareren en belastingvrij laten vergoeden? Of kan ik die kosten in aftrek brengen op mijn bijtelling voor privé-gebruik? Dat levert me meer belastingbesparing op. Ik heb nog bonnen van alle uitgaven!

Antwoord

De autokosten die u tijdens uw vakantie zelf heeft betaald, hebben betrekking op privé-ritten. Dat deel van het gebruik van uw auto van de zaak wordt beheerst door de regeling voor de bijtelling privé-gebruik auto. Uitgangspunt daarbij is dat de werkgever alle kosten en lasten van de auto voor zijn rekening neemt, en dat de werknemer voor het privé-gebruik de bekende 25% bijtelling tot zijn belastbaar loon moet rekenen.
Dat uitgangspunt klopt niet altijd met de werkelijkheid. Niet alle werkgevers zijn altijd bereid om alle kosten en lasten van de auto van de zaak voor hun rekening te nemen. Met name niet de kosten van het gebruik van de auto voor strikte privédoeleinden, zoals vakantieritten. De werkgever kan met de werknemer afspreken dat hij voor het privé-gebruik van de auto een eigen bijdrage moet betalen. De werknemer kan die eigen bijdrage dan weer in mindering brengen op de 25% bijtelling. Helaas is die aftrek niet toegestaan voor de kosten die de werknemer aan derden betaalt, zo heeft de belastingrechter bij herhaling beslist. Dat geldt zelfs voor de meest voor de hand liggende autokosten, de brandstofkosten! Uw tweede vraag is daarmee beantwoord: u kunt de kosten niet in mindering brengen op uw bijtelling voor privé-gebruik auto.
De praktijk heeft daar wel een oplossing voor. De werknemer declareert de autokosten die hij aan derden heeft betaald, bij zijn werkgever, en de werkgever verhoogt de eigen bijdrage voor het privé-gebruik van de auto met datzelfde bedrag. Door dit kasrondje kan de werknemer de autokosten alsnog in mindering brengen op zijn bijtelling. De belastingrechter heeft deze praktische oplossing geaccepteerd, Financiën is tegen die uitspraak niet in cassatie gegaan maar de staatssecretaris heeft in zijn onderschrift bij die uitspraak wel dreigend opgemerkt dat de Belastingdienst dergelijke kasrondjes kritisch zal toetsen.

Een belastingvrije vergoeding van de kosten door uw BV op declaratiebasis is te verdedigen, maar uitsluitend voor de kosten die de BV zelf ook zou hebben gemaakt in het kader van haar bedrijfsuitoefening. Als de werknemer dergelijke kosten betaalt, is sprake van zogenaamde intermediaire kosten: de werknemer schiet de kosten voor zijn werkgever voor, als de werkgever dat terugbetaalt is geen sprake van een kostenvergoeding. Dat is bijvoorbeeld het geval bij reparatiekosten, en bij de kosten van herstel van plaatschade. De kosten die direct samenhangen met het gebruik van de auto tijdens vakantieritten – zoals de brandstofkosten en de kosten van de autoslaaptrein – zijn geen intermediaire kosten. Een zakelijk handelende werkgever zal die kosten niet vergoeden aan zijn werknemer. Als de BV u deze kosten toch vergoedt, loopt u het risico dat de inspecteur die betaling als een uitdeling van winst zal aanmerken.

Wij raden u aan voor de eerste oplossing te kiezen en de door u in privé betaalde autokosten met een kasrondje over uw werkgever te leiden. Bij een goede opzet levert u dat meer fiscaal voordeel op dan een vrije vergoeding van die kosten door uw BV. Uw adviseur kan dat kasrondje wel voor u in elkaar steken.

Terug naar boven

Privacy

Deze website maakt gebruik
van cookies. Meer informatie